PRIVACY- E-mail dei dipendenti – METADATI – Adottato nuovo provvedimento del Garante
Provvedimento del 6 giugno 2024, n. 364 del Garante per la protezione dei dati personali sui “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”.
Con il Provvedimento 6 giugno 2024, n. 364, il Garante per la protezione dei dati personali ha adottato il nuovo documento di indirizzo sui “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”.
Il provvedimento è stato predisposto all’esito della consultazione pubblica avviata alla luce delle notevoli perplessità segnalate anche dalla Confindustria, in relazione al Provvedimento 21 dicembre 2023, n. 642, con cui l’Autorità aveva fornito indicazioni sulla conservazione dei cc.dd. “metadati” degli account dei servizi di posta elettronica dei lavoratori, con l’imposizione della cancellazione dopo 7 giorni, salvo attivazione delle procedure previste dall’art. 4, co. 1 dello Statuto dei lavoratori.
Nel nuovo Provvedimento, il Garante ha rivisto le indicazioni sulla conservazione dei metadati, specificandone la natura orientativa e non prescrittiva, conformando la gestione dei metadati un un’ottica di accountability (indicando un termine di conservazione orientativo – di 21 giorni – superabile, senza attivare le garanzie di cui all’art. 4, co. 1 dello Statuto dei lavoratori, in presenza di comprovate esigenze tecniche e organizzative) e chiarendo la tipologia di metadati soggetta a tempi di conservazione più ristretti. Al riguardo, l’Autorità ha chiarito che le indicazioni fornite sulla raccolta e conservazione dei metadati riguardano, sostanzialmente, non la gestione della posta elettronica dei dipendenti quanto, piuttosto, la gestione di alcune copie dei metadati, destinate solo a garantire la funzionalità di invio e recapito delle e-mail e, quindi, il buon funzionamento e il regolare utilizzo del sistema complessivo di posta elettronica.
Nel box di destra è disponibile una nota di aggiornamento elaborata dalla Confindustria, con linee guida per la corretta gestione dei metadati da parte delle imprese.